Quand un dirigeant de PME cherche à améliorer sa rentabilité, il pense généralement à deux choses : augmenter le chiffre d'affaires ou réduire la masse salariale. C'est logique. Ce sont les deux postes les plus visibles dans un compte de résultat.

Mais entre ces deux lignes, il existe une zone grise que presque personne ne regarde sérieusement : les charges fixes récurrentes. Ces dépenses qui tombent chaque mois, chaque trimestre, chaque année — et que tout le monde considère comme incompressibles alors qu'elles ne le sont pas.

Sur une PME réalisant entre 1 et 5 millions d'euros de chiffre d'affaires, ces charges représentent souvent entre 15 % et 25 % du CA. Et dans cette masse, il y a régulièrement entre 15 000 € et 40 000 € d'économies réalisables, sans toucher à l'activité ni à la qualité de service.

Voici les 7 postes que nous identifions systématiquement lors de nos diagnostics économiques.

1. Les assurances professionnelles

C'est le poste où les économies sont les plus fréquentes et les plus faciles à activer. La raison est simple : la plupart des contrats d'assurance professionnelle sont souscrits à la création de l'entreprise ou lors d'un changement d'activité, puis jamais revus.

En pratique, on constate trois types de problèmes récurrents. D'abord, les doublons de couverture : une RC Pro qui couvre des risques déjà inclus dans la multirisque, ou une garantie décennale dont le périmètre chevauche une autre police. Ensuite, les primes non ajustées au chiffre d'affaires réel — quand l'activité baisse de 20 %, les primes devraient suivre, mais personne ne pense à le signaler à l'assureur. Enfin, l'absence de mise en concurrence : un contrat d'assurance en place depuis 5 ans n'a jamais été challengé par un courtier indépendant.

Sur une PME du BTP à 1,5 M€ de CA, nous avons identifié 4 200 € d'économies annuelles rien que sur ce poste. Pour une entreprise de services à 3 M€, c'était plus de 7 000 €.

2. Les contrats énergie et télécoms

L'ouverture à la concurrence du marché de l'énergie date de 2007 pour les professionnels. Pourtant, une proportion significative de PME reste sur des contrats reconduits tacitement, au tarif catalogue, sans avoir jamais sollicité d'offres concurrentes.

Le mécanisme est pernicieux : le contrat arrive à échéance, personne ne s'en occupe, il est reconduit automatiquement — souvent à des conditions moins favorables que ce que le marché propose à un nouveau client. En période de forte volatilité des prix de l'énergie, l'écart peut atteindre 20 à 30 % entre un contrat renégocié et un contrat reconduit par défaut.

Côté télécoms, le problème est similaire mais avec une couche supplémentaire : les forfaits incluent souvent des options activées à un moment donné et jamais désactivées, des lignes affectées à des postes qui n'existent plus, ou des débits surdimensionnés par rapport à l'usage réel.

3. Le bail commercial

C'est un poste que les dirigeants considèrent souvent comme figé. Le loyer est ce qu'il est, on ne peut rien y faire. C'est faux dans beaucoup de cas.

Trois leviers sont régulièrement sous-exploités. Le premier concerne l'indice d'indexation : certains baux sont indexés sur l'ICC (Indice du Coût de la Construction) alors que l'ILC (Indice des Loyers Commerciaux) serait plus favorable — et le locataire a le droit de demander le changement à la révision triennale. Le deuxième porte sur les charges récupérables : dans beaucoup de baux, le bailleur refacture des charges qui ne sont pas légalement récupérables, et personne ne vérifie la répartition. Le troisième est la renégociation pure : à l'approche d'une échéance triennale, le rapport de force peut être favorable au locataire, surtout si le marché locatif local est détendu.

4. Les prestations de maintenance et services récurrents

Maintenance informatique, nettoyage des locaux, sécurité, entretien des espaces verts, maintenance des équipements — ces prestations sont souvent contractualisées une fois, puis reconduites d'année en année sans remise en question.

Le problème n'est pas tant que le prestataire soit cher. C'est que le périmètre de la prestation n'évolue pas alors que les besoins changent. Une entreprise qui est passée de 15 à 8 postes informatiques continue de payer un forfait maintenance dimensionné pour 15. Un contrat de nettoyage couvre des locaux dont une partie n'est plus utilisée depuis le passage au télétravail partiel.

La solution n'est pas nécessairement de changer de prestataire — c'est de remettre à plat le périmètre contractuel et de l'ajuster à la réalité de l'entreprise.

5. Les frais bancaires

Les frais bancaires professionnels sont un sujet que beaucoup de dirigeants connaissent mais ne traitent jamais. Parce que les montants unitaires semblent faibles : quelques centimes par mouvement, quelques euros par virement, une dizaine d'euros de frais de tenue de compte.

Sauf que ces micro-montants, multipliés par le volume de transactions d'une PME active, produisent des sommes significatives. Commissions de mouvement, frais de virement SEPA, commissions d'intervention, frais de tenue de compte, coût des terminaux de paiement, frais sur opérations internationales — sur un an complet, le total oscille souvent entre 1 500 € et 5 000 € pour une PME de taille moyenne.

Et ces frais sont négociables. Les banques ont des grilles tarifaires avec des marges de manœuvre, surtout si vous êtes un client fidèle qui n'a jamais demandé de geste.

6. Les abonnements et licences logicielles

Ce poste a explosé avec la généralisation du SaaS. Chaque service est un abonnement mensuel : CRM, comptabilité, facturation, stockage cloud, visioconférence, gestion de projet, signature électronique, antivirus. Pris individuellement, chaque abonnement semble raisonnable. Cumulés, ils représentent souvent entre 500 € et 2 000 € par mois.

L'audit de ce poste révèle presque systématiquement des licences pour des outils qui ne sont plus utilisés, des doublons fonctionnels entre plusieurs logiciels qui font la même chose, ou des plans surdimensionnés par rapport au nombre réel d'utilisateurs.

7. Les contrats de sous-traitance et prestataires externes

Expertise comptable, juridique, communication, recrutement, logistique — les PME sous-traitent beaucoup de fonctions. C'est souvent judicieux. Mais les conditions contractuelles initiales sont rarement révisées.

Un contrat de sous-traitance signé en période de forte activité, quand l'entreprise avait besoin du prestataire rapidement et n'avait pas le temps de négocier, reste en vigueur 3 ans plus tard alors que les conditions du marché ont changé. Les forfaits incluent des prestations qui ne sont plus pertinentes. Les clauses de révision tarifaire jouent à la hausse mais jamais à la baisse.

Ce qu'il faut retenir

Aucun de ces postes n'est spectaculaire pris isolément. Mais leur cumul, sur une PME qui n'a jamais fait l'exercice d'une revue systématique de ses engagements, produit un résultat qui surprend presque tous les dirigeants.

Le problème n'est pas que ces charges existent — elles sont légitimes. Le problème, c'est que personne ne les regarde. Le dirigeant gère son activité. Le comptable enregistre les écritures. Et entre les deux, les contrats vivent leur vie.

Un diagnostic économique structuré — ce que nous appelons un Audit Phoenix™ — consiste précisément à passer chacun de ces postes au crible, contrat par contrat, ligne par ligne, pour identifier ce qui est légitime et ce qui ne l'est plus.

Le coût d'un tel diagnostic est généralement amorti dès la première action mise en œuvre. Et les économies identifiées sont récurrentes — elles se reproduisent chaque année.